Los documentos son pilares fundamentales de la historia y la cultura de cualquier país o institución. Su conservación y resguardo no solo garantizan la generación de conocimiento, sino que también fortalecen la identidad colectiva. Según la Declaración Universal sobre los Archivos de la UNESCO, estos espacios son esenciales para preservar la memoria histórica y social, destacando el rol de los profesionales en la gestión, cuidado y accesibilidad de la información que contienen.

En este contexto, el Archivo Central de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas (UCLV), creado en febrero de 2018, se consolida como un actor clave en la preservación del patrimonio documental universitario. Integrado a la Red de Archivos Históricos de la República de Cuba, este centro se conecta informacionalmente a la red del Ministerio de Educación Superior (MES), operando con dos sistemas de gestión: SIGENU, que organiza el historial docente de los estudiantes, y ASSETS, encargado de la administración de recursos humanos, materiales y financieros.

La MSc. Ana Ibis Cairo Valdés, directora de Archivo y Gestión Documental en la UCLV, destaca que este archivo «atesora documentos relacionados con la fundación de la casa de altos estudios, fotos y diapositivas que evidencian actividades políticas, recreativas, deportivas e intelectuales desarrolladas a lo largo de los años».

Entre los fondos documentales más relevantes se encuentran el Índice General de Acuerdos, actas del Consejo Económico (1952–1967), del Consejo Universitario (1948–1959), del Consejo de Dirección (1963–1975), de la Rectoría (1963–1965), boletines oficiales, actas de la Junta Superior de Gobierno y registros de graduaciones universitarias, entre otros.

Abierto al público de lunes a viernes, el Archivo Central brinda servicios especializados que reflejan la profesionalidad y compromiso de su colectivo con la memoria institucional. 

Uno de sus mayores desafíos es el manejo del acervo académico, compuesto por expedientes docentes, diplomas, actas y certificados, cuya preservación impacta directamente en la transparencia y el rendimiento del proceso educativo.

Como señala Cairo Valdés, “el proceso archivístico no solo corresponde al Archivo Central, es un deber institucional, esencial para la organización, eficiencia y cumplimiento legal de cualquier entidad. Un sistema de archivo eficiente facilita el acceso a información clave, promueve la transparencia y asegura la continuidad de los procesos”.

La formación profesional también forma parte de su misión. El Archivo actúa como centro receptor y orientador de prácticas preprofesionales para estudiantes de Ciencias de la Información, habilitando espacios para la consulta documental y apostando por la transformación digital en la gestión archivística.

Entre los retos actuales destacan la preservación física de los documentos, la necesidad de iniciar procesos de restauración y encuadernación, la digitalización del fondo documental y la implementación de un archivo electrónico único que permita mayor agilidad administrativa. Asimismo, se reconoce la importancia de contar con un equipo multidisciplinario para alcanzar la máxima eficiencia.

A casi ocho años de su creación, el Archivo Central de la UCLV se consolida como guardián de la memoria histórica de una institución que se prepara para celebrar su 73 aniversario. Este esfuerzo se enmarca en un contexto nacional donde el país ha perfeccionado sus procesos de gestión documental, marcando un punto de inflexión con la aprobación del Decreto-Ley No. 3/2020: “Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba”, que refuerza el papel estratégico de los archivos en la transparencia institucional, la legalidad y la preservación del patrimonio documental.

Asimismo, desde el año 2009, mediante el Decreto-Ley No. 265, se declaró el 3 de noviembre como el Día Nacional del Archivero Cubano, en homenaje al Capitán del Ejército Libertador Joaquín Llaverías Martínez, quien dedicó 58 años a la conservación y difusión de los documentos del Archivo Nacional de Cuba, institución que dirigió durante 35 años. Esta fecha reconoce el compromiso de quienes, como el equipo del Archivo Central de la UCLV, trabajan con entrega para preservar la memoria documental del país.