Con el inicio del curso escolar 2022 un nuevo servicio se implementa en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas (UCLV). Se trata del Sistema de Reserva de Alimentación (SiRAl), una plataforma web para reservar los servicios de alimentación en los comedores de la institución.

Antecedentes

Teniendo en cuenta la situación económica actual de la provincia y el país, hace unos meses el servicio de alimentación de los comedores universitarios para trabajadores requiere reservar, con un día de antelación, el pre ticket a partir del cual se oferta el servicio.

Una decisión que responde a la necesidad de la Dirección de Alimentación de definir la cantidad de comensales para no desperdiciar alimentos. Por ello, la salida del almacén de los alimentos que se elaboran y ofertan en el comedor de trabajadores se fundamenta en la pre reserva.

«Esta situación ha generado molestias e inconformidad en los usuarios teniendo en cuenta las particularidades de las rutinas de trabajo en la universidad. Sobre todo los docentes que tienen horario abierto, movilidad entre sedes y participación en eventos fuera de provincia», explica, Dr. C. Yunier Valeriano Medina, Director General de Aseguramiento de la UCLV.

» Estas características provocan dos problemas fundamentales: o bien, el trabajador no podía sacar el pre ticket por no estar en la universidad o, una vez comprado, no disfrutaba el servicio por cambios en su planificación del día siguiente», añade.

Es por ello, que la Dirección Universitaria solicita a la Dirección General de Aseguramiento de la casa de altos estudios, buscar una solución para favorecer el acceso de los trabajadores de áreas docentes a los servicios del comedor. Partiendo de la premisa de la necesidad del pre ticket en las condiciones actuales.

«Fue así que creamos un grupo de trabajo integrado por la Dirección de Alimentación, especialistas de la Dirección de Informatización, profesores de la Facultad de Ingeniería Eléctrica y de la Facultad de Matemática, Física y Computación», asegura, Valeriano.

UNICA-UCLV: una alianza provechosa

El segundo semestre de 2021 inició su labor el grupo de trabajo con un estudio de las variantes de solución a problemas similares ya implementadas. Luego del proceso investigativo y el intercambio con especialistas, conocieron de un sistema informático de reservación de servicios de alimentación creado en la Universidad de Ciego de Ávila “Máximo Gómez Báez” (UNICA).

«Rápidamente establecimos contacto con los especialistas e identificamos las ventajas del sistema; así como las necesidades de transformación para poder usarlo en el sistema de comedores universitarios de la UCLV», confiesa, Ernesto Fundora, desarrollador de SiRAl UCLV y profesor de la Facultad de Matemática Física y Computación.

Y es que la UNICA tiene solo un comedor, mientras la UCLV cuenta con tres sedes universitarias, cuatro comedores (Sede Central, Facultad de Ciencias Agropecuarias, Sede “Félix Varela” y Sede “Manuel Fajardo”) y una elevada cifra de usuarios.

«El programa de la UNICA ya tenía definido el proceso de ingeniería detrás de la gestión del comedor. Nos montamos encima y realizamos modificaciones importantes teniendo en cuenta las diferencias entre ambas instituciones», apunta, Fundora.

En este sentido, una de las ventajas más significativas es que el trabajador puede reservar para disfrutar los servicios en cualquiera de los cuatro comedores de la universidad. Y el único requisito para su uso es ser trabajador de la institución ya que la plataforma está sincronizada con el sistema de cuentas de usuario.

Actualmente, tiene prevista la reserva de desayuno, almuerzo y comida, pero el pago de los servicios no se realiza al momento, sino que se descuenta de la nómina salarial del trabajador.

«Es por ello que al grupo de trabajo se incorporaron especialistas de la Dirección de Economía y Contabilidad que, además de estar a cargo de los procesos de pago a trabajadores, concilian los reportes de gastos e ingresos de la universidad», comenta, Valeriano.

La prueba del éxito

Ya en el mes de marzo, el grupo de trabajo entregó a la Dirección Universitaria una versión del sistema lista para funcionar. Y propuso probarla con un grupo de usuarios que accediera sistemáticamente a los servicios de alimentación.

«Se escogieron 28 trabajadores* de distintas áreas y durante el mes de marzo tuvieron la posibilidad de reservar los servicios de alimentación y la plataforma funcionó de manera satisfactoria», expone, Valeriano.

A lo que Ernesto Fundora añade:

«Durante el período de prueba se completaron todas las fases, se detectaron algunas fallas que fueron corregidas y permitieron que, a final de mes, a los usuarios se le realizara el descuento por nómina sin dificultad».

El resultado, todo un éxito que ya está listo para implementarse en el sistema de alimentación de la UCLV. Aunque, por el momento, solo estará disponible para el comedor de la Sede Central de la institución.

Y es que, aunque existe una voluntad real de la Dirección Universitaria de introducir el sistema en el resto de comedores de la universidad, las limitaciones en términos de infraestructura de red hacen imposible materializar el sueño.

En estos momentos se trabaja en la búsqueda de alternativas a esas dificultades tecnológicas para, de manera escalonada, extender la implementación del sistema.

SiRAl UCLV

A lo largo de este texto, han quedado claras las características de esta plataforma; pero, ¿cuáles son sus potencialidades?

Debemos partir de la más básica, y es que elimina la necesidad de estar en la universidad para hacer la reserva del servicio a disfrutar el día siguiente. Además,

«el sistema es accesible desde la telefonía celular y no necesita aplicación. Aunque fue una de las opciones en un inicio, decidimos dejarlo de  manera web por los problemas de compatibilidad que pueden aparecer entre aplicaciones y sistemas operativos», asegura, Ernesto Fundora.

Y, aunque el móvil no presenta toda la información que el usuario puede consultar en la computadora, sí permite realizar las operaciones fundamentales, pre reservar o reservar. El trabajador podrá acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo móvil con conexión de datos y consumirá datos nacionales ya que pertenece al dominio .cu.

Asimismo, SiRAl permite la reservación por lote, la elección de los alimentos que desea consumir, visualizar los precios de cada oferta, los menús y la estadística de gastos del usuario.

A propósito, el Director General de Aseguramiento, agrega:

«desde el perfil de usuario de la plataforma, este puede revisar y verificar el gasto continuo y sistemático de alimentación que está contrayendo y tomar decisiones en función de su disponibilidad económica».

» Una funcionalidad que permite contrastar, una vez recibido su salario, el descuento realizado con su gasto real; para así poder reclamar en caso de error».

Apuntes necesarios

Para un uso óptimo de la plataforma SiRAl, todo usuario debe tener en cuenta algunos aspectos:

  • Hablamos de reserva si el menú está público, siempre que no aparezca esta información el usuario realizará una pre reserva,
  • Una pre reserva se convierte en reserva oficial el día anterior a las 2 de la tarde (en este punto pasa al sistema contable y se descuenta al salario del trabajador),
  • Las reservas para fines de semana y lunes se realizará antes del viernes a las 2 de la tarde,
  • El usuario tiene derecho a cancelar su pre reserva o reserva hasta las 2 de la tarde del día anterior, y la posibilidad de elegir los platos que desea consumir.

«Queremos que los usuarios comprendan por qué las 2 de la tarde como límite para las operaciones tanto físicas como desde el sistema informático. Y es sencillo, en ese horario la Dirección de Alimentación cierra el proceso de reserva del día siguiente y comienza el proceso de extracción del almacén de los productos a utilizar en el desayuno, el almuerzo y comida», insiste, Valeriano.

Mientras que, sobre el menú, aclara:

«La Dirección de Alimentación trabajará para publicar el menú con la mayor cantidad de días por adelantado, pero con la situación de la disponibilidad de alimentos no será siempre posible. El compromiso es publicarlos siempre con 48 horas de antelación».

Previsiones

Resulta válido aclarar que la introducción de este sistema no implica renunciar al modelo tradicional de venta de tickets en los comedores. Se trabajará con los dos sistemas al mismo tiempo, pero se espera que por las potencialidades que brinda al trabajador docente sea mayor la cantidad de personas que use el sistema informático que el tradicional.

Incluso, la venta de ticket físico representa un gasto en términos de papel e impresión. Y genera todo un sistema de reportes y documentos que conducen a errores en los ingresos que diariamente debe conciliar la Dirección de Alimentación con la de Contabilidad.

«Con este sistema informático eso se reduce considerablemente, los reportes diarios se mantienen pero son generados automáticamente por la plataformas y evita conciliar diariamente con grandes sumas de dinero», expone, Fundora.

La aspiración es ir introduciendo el uso de la plataforma SiRAl en el servicio de alimentación de los estudiantes; donde se concentra el mayor gasto de alimentos que tiene la universidad.

Claro que lleva adaptación a la plataforma, divulgación y comunicación con los estudiantes.

Pero solo así se lograrán ajustar las raciones de comida a una realidad mucho más certera. Lo que ahorrará dinero, alimentos y esfuerzos a la universidad y contribuirá a evitar y enfrentar ilegalidades.

*Todos los usuarios estuvieron de acuerdo en participar del experimento.